Jak vybrat nástroj pro řízení projektů pro malý tým
EN
Malé týmy často začínají s tabulkou v Excelu, sdíleným diskem a nekonečným vláknem e-mailů. Funguje to, dokud tým neroste - a pak přesně tam, kde nejvíc záleží na přehlednosti, se všechno začne ztrácet. Pokud řešíte, kdy a jak přejít na skutečný nástroj pro řízení projektů, tady je pár věcí, na které se vyplatí zaměřit.
1. Kolik lidí to bude reálně používat?
Než začnete srovnávat funkce, spočítejte si, kolik lidí bude nástroj používat teď a kolik jich přibude v příštím roce. Spousta nástrojů účtuje za uživatele, takže cena roste s týmem - je dobré to počítat dopředu, ne až po podpisu.
2. Potřebujete oddělit práci podle projektů, nebo podle klientů?
Pokud pracujete na interních věcech, stačí vám jednoduché rozdělení na projekty a úkoly. Pokud ale děláte zakázky pro víc klientů najednou, oceníte, když si každý projekt (nebo klient) drží vlastní přehled - bez rizika, že se vám něco propojí, co nemělo.
3. Kdo v týmu má vidět co?
V malém týmu si na začátku často nikdo neláme hlavu s oprávněními - všichni vidí všechno. Jakmile přibude víc lidí (nebo někdo externí, třeba brigádník na jeden projekt), začne to být problém. Vyplatí se rovnou vybrat nástroj, kde jde nastavit, kdo je vlastník, kdo admin a kdo má jen omezený přístup.
4. Co se stane, když budete potřebovat pomoc?
Tohle se často řeší až ve chvíli, kdy je pozdě - píšete na podporu a čekáte na odpověď v e-mailu, který se ztratí mezi desítkami dalších zpráv. Zkuste si předem ověřit, jak rychle a jakým způsobem nástroj podporu řeší.
5. Kolik to reálně stojí
Porovnávejte ceny za měsíc při reálném počtu lidí, ne jen základní cenu "od". A ověřte si, jestli existuje zkušební verze bez nutnosti zadávat kartu - ušetří vám to rozhodování pod tlakem.
Shrnutí
Nejde o to najít nástroj s nejvíc funkcemi, ale ten, který sedí na to, jak váš tým reálně pracuje. KoraGate jsme stavěli přesně pro tenhle případ - projekty, úkoly, role v týmu a přímou podporu na jednom místě, od 149 Kč měsíčně, se 14denní zkušební verzí bez karty.