Aufträge von Kunden an einem Ort statt in E-Mails

Eine typische Situation in einer Agentur oder einer kleinen Firma: Ein Kunde schickt den Auftrag per E-Mail, ergänzt ihn in einer zweiten E-Mail und fragt dann, wie es aussieht. Die Antwort kostet Sie eine Viertelstunde Suche im Postfach. Das geht besser.

Warum E-Mail für Aufträge nicht reicht

• Der Auftrag ist über mehrere Verläufe verstreut und jede Person in der Firma sieht einen anderen.
• Es ist unklar, wer an der Anfrage arbeitet und in welchem Stand sie ist.
• Wenn jemand das Projekt verlässt, gehen die Informationen mit dessen Postfach.

So organisieren Sie es in KoraGate

Legen Sie für jeden Kunden ein eigenes Projekt an, darin Ordner nach Art der Arbeit, und übertragen Sie jeden Auftrag in eine Aufgabe mit Beschreibung, Termin und Bearbeiter. Anhänge fügen Sie direkt an der Aufgabe hinzu. Den Status „Wartet“ nutzen Sie für Dinge, die von Unterlagen des Kunden abhängen. Das ganze Team sieht, was als Nächstes dran ist, und jede Person nur, was ihre Rolle erlaubt.

KoraGate ist kein Kundenportal: Aufträge führen Sie innerhalb Ihres Teams. Hilfe von Codecron (Fehler, Frage, Abrechnung) klären Sie dagegen direkt in der App über Anfragen.

Drei Grundsätze, die sich lohnen

1. Auftrag sofort in eine Aufgabe. Sobald ein Auftrag eintrifft, übertragen Sie ihn in eine Aufgabe. Was nicht im System ist, behält niemand im Blick.
2. Der Status ist sichtbar. Wenn jemand im Team die Aufgabe öffnet, weiß er, ob daran gearbeitet wird oder ob sie auf den Kunden wartet, und beantwortet eine Frage in Sekunden.
3. Verlauf an einem Ort. Kommentare (ab dem Tarif Team) und Anhänge bleiben bei der Aufgabe, nicht im Postfach einer einzelnen Person.

So starten Sie

Legen Sie einen Workspace an und erstellen Sie ein Projekt für Ihren ersten Kunden. Sie können kostenlos starten. Wenn Sie einen Tarif für mehr Personen suchen, sehen Sie sich die Tarifübersicht an.