So wählen Sie ein Projektmanagement-Tool für ein kleines Team aus

Kleine Teams beginnen oft mit einer Excel-Tabelle, einem gemeinsamen Laufwerk und einem endlosen E-Mail-Verlauf. Das funktioniert, bis das Team wächst – und dann geht genau dort, wo Übersichtlichkeit am meisten zählt, alles verloren. Wenn Sie sich fragen, wann und wie Sie zu einem echten Projektmanagement-Tool wechseln, sind hier ein paar Punkte, auf die Sie achten sollten.

1. Wie viele Personen werden es tatsächlich nutzen?

Bevor Sie Funktionen vergleichen, zählen Sie, wie viele Personen das Tool jetzt nutzen werden und wie viele im nächsten Jahr dazukommen. Viele Tools rechnen pro Benutzer ab, der Preis wächst also mit dem Team – das sollten Sie im Voraus einrechnen, nicht erst nach Vertragsabschluss.

2. Müssen Sie die Arbeit nach Projekten oder nach Kunden trennen?

Wenn Sie an internen Dingen arbeiten, genügt eine einfache Aufteilung in Projekte und Aufgaben. Wenn Sie aber Aufträge für mehrere Kunden gleichzeitig bearbeiten, werden Sie schätzen, dass jedes Projekt (oder jeder Kunde) seine eigene Übersicht behält – ohne das Risiko, dass sich etwas vermischt, was nicht sollte.

3. Wer im Team soll was sehen?

In einem kleinen Team macht sich anfangs niemand Gedanken über Berechtigungen – alle sehen alles. Sobald mehr Personen dazukommen (oder jemand Externes, etwa eine Aushilfe für ein Projekt), wird das zum Problem. Es lohnt sich, gleich ein Tool zu wählen, in dem sich festlegen lässt, wer Eigentümer, wer Admin und wer nur eingeschränkt zugreifen darf.

4. Was passiert, wenn Sie Hilfe brauchen?

Das wird oft erst bedacht, wenn es zu spät ist – Sie schreiben an den Support und warten auf eine Antwort in einer E-Mail, die zwischen Dutzenden anderer Nachrichten untergeht. Prüfen Sie vorab, wie schnell und auf welchem Weg das Tool den Support abwickelt.

5. Was es wirklich kostet

Vergleichen Sie die Monatspreise für Ihre tatsächliche Personenzahl, nicht nur den Grundpreis „ab“. Und prüfen Sie, ob es eine Testversion gibt, für die keine Karte nötig ist – das erspart Ihnen Entscheidungen unter Druck.

Zusammenfassung

Es geht nicht darum, das Tool mit den meisten Funktionen zu finden, sondern das, das dazu passt, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet. KoraGate haben wir genau für diesen Fall gebaut – Projekte, Aufgaben, Teamrollen und direkten Support an einem Ort, ab 149 Kč pro Monat, mit einer 14-tägigen Testversion ohne Karte.