Zadania od klientov na jednom mieste namiesto v e-mailoch

Typická situácia v agentúre alebo malej firme: klient pošle zadanie e-mailom, doplní ho druhým e-mailom a potom sa opýta, ako to vyzerá. Odpoveď vás stojí štvrť hodiny hľadania v pošte. Dá sa to robiť lepšie.

Prečo e-mail na zadania nestačí

• Zadanie je rozhádzané v niekoľkých vláknach a každý vo firme vidí iné.
• Nevie sa, kto na požiadavke pracuje, ani v akom je stave.
• Keď sa človek z projektu uvoľní, informácie odídu s jeho schránkou.

Ako to usporiadať v KoraGate

Pre každého klienta založte vlastný projekt, v ňom priečinky podľa typu práce a každé zadanie prepíšte do úlohy s popisom, termínom a riešiteľom. Prílohy pridáte priamo k úlohe. Stav „Čaká sa“ použite pre veci, ktoré stoja na podkladoch od klienta. Celý tím vidí, čo je na rade, a každý len to, čo mu dovolí jeho rola.

KoraGate nie je klientsky portál: zadania vediete vo vnútri svojho tímu. Pomoc od Codecronu (chyba, otázka, fakturácia) naopak riešite priamo v aplikácii cez Požiadavky.

Tri zásady, ktoré sa oplatia

1. Zadanie hneď do úlohy. Len čo zadanie príde, prepíšte ho do úlohy. Čo nie je v systéme, nikto nestráži.
2. Stav je vidieť. Keď ktokoľvek z tímu otvorí úlohu, vie, či sa na nej pracuje alebo čaká na klienta, a odpovie na otázku za pár sekúnd.
3. História na jednom mieste. Komentáre (od plánu Tím) a prílohy zostanú pri úlohe, nie v schránke jedného človeka.

Ako začať

Založte si workspace a vytvorte projekt pre prvého klienta. Začať môžete zadarmo. Ak hľadáte plán pre viac ľudí, pozrite si prehľad plánov.